Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Опубликовано: 07.09.2018

видео Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Как наказать работника по закону – Елена А. Пономарева

Если внутри компании необходимо донести какую-то информацию от одного лица до второго, то используются не только вербальные способы общения, но и информационные бумаги, которые при необходимости можно присоединить к делу или отчитаться о проделанной работе. Как правило, подобные информационные документы составляются нижестоящим лицом к вышестоящему, а их цель — сообщение о произошедшей ситуации ответственному лицу. Обычно подобные документы называют докладными. В этой статье мы разберем, как правильно их составлять и приведем несколько образцов докладных записок на сотрудника , составленных по различным причинам.


Увольнение за нарушение трудовых обязанностей. Юридическая консультация в СПб юриста. Бесплатно.

Введение

Докладной запиской называют бумагу, которая составляется сотрудником и адресуется ответственному или вышестоящему лицу. Цель документа — уведомление лица о произошедшей ситуации или фактах с целью побуждения принятия какого-то решения.


Образец докладной записки, Делопроизводство

Внимание: ДЗ является сугубо внутренним документом организации, правила ее составления строго не регламентированы. Она составляется так, чтобы как можно подробнее описать происшествие и помочь адресату сделать определенные выводы.

Докладная записка уведомляет о ситуации вышестоящее начальство

Документ составляется как по требованию руководителя, так и по инициативе сотрудника, решившего уведомить его о сложившейся ситуации. Подобная практика принята практически во всех организациях, поэтому любой работник должен уметь правильно и емко составлять данную бумагу. Отметим, что на некоторых предприятиях есть утвержденный образец ДЗ, поэтому перед составлением следует поинтересоваться у секретаря или другого человека, знакомого с документооборотом, как правильно писать и что указывать в докладной.

В Трудовом кодексе и других нормативных актах подобное понятие полностью отсутствует, поэтому ввести в обязанности работника составление записки невозможно. Это инструмент для донесения служебной информации, и в большинстве случаев он не выходит за пределы компании.

Что представляет собой докладная

ДЗ — это документ, который составляется в письменном, печатном или цифровом виде в зависимости от действующего на предприятии документооборота, целью которого является донесение необходимой информации до лица, которое может принять какое-то решение. Обычно это руководитель или ответственное лицо. В отличие от служебной записки, которая передает информацию по горизонтали (между равными сотрудниками), докладная передает ее вверх по вертикали и составляется сотрудником самостоятельно, без принуждения.

Работники должны понимать разницу между ДЗ и объяснительной. Последняя тоже подается ответственным лицам или руководству, но несет другую цель — ее пишут для того, чтобы прояснить происшествие или ситуацию с целью показать, виноват или нет конкретный сотрудник в ее возникновении, причем объяснительная в большинстве случаев составляется по требованию руководства или в качестве извинения за сложившуюся ситуацию.

Внимание: ДЗ имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство вины сотрудника не выполняющего свою работу или нарушающего внутренний распорядок/должностные инструкции.

Для чего составляется документ

Разберем, с какой целью пишется ДЗ. Как мы выше уже говорили, ее предназначение — уведомление и подталкивание к принятию решения. В целом, бумага составляется в следующих ситуациях:

Для внесения рацпредложений, связанных с деятельностью компании. Для решения производственной или административно-хозяйственной проблемы. Для информирования вышестоящих лиц с точкой зрения работников (обычно при помощи ДЗ сообщают о несогласии с каким-то решением руководства). Для пояснения позиции работника в проблемной ситуации. В качестве отчетности за проделанные работы. В качестве информационного пояснения к сложившейся ситуации или происшествия, приведшего (или могущего привести) к финансовым потерям. В качестве жалобы на своих коллег, которые нарушают трудовую дисциплину или не выполняют взятые на себя распоряжения,жалобы о некорректном поведении сотрудника и пр. С целью выяснения обстоятельств по неэффективному или неправомерному делегированию трудовых обязанностей/полномочий.

Внимание: докладная записка может также составляться и с целью описания положительных событий или действий, в случае, если на них ожидается реакция вышестоящих или ответственных лиц.

Так, на основании докладной записки может быть оформлен приказ о премировании за успешно проделанную работу и пр.

Стандартное оформление докладной записки

Виды ДЗ

Разберем, каким образом можно классифицировать эти документы, чтобы вы понимали, как и в каких ситуациях их составляют:

По содержанию. Существует три разновидности ДЗ по содержанию: отчетная, которая сообщает о проделанной работе или этапе работ; информационная, сообщающая о происшествии, сложившейся ситуации и пр.; инициативная, в которой составитель указывает имеющиеся предложения по оптимизации рабочего процесса или производства. По конечному адресату. Существует два деления — внутренняя, предназначенная для непосредственного руководителя, или внешняя, которая уведомляет либо главу компании, с которым работник не связан напрямую, либо руководителя иного учреждения. По фактажу. Факты можно разделить на негативные и позитивные, а деления по фактажу зависит от того, как именно сотрудник излагает факты о сложившейся ситуации. В записке можно сообщить о нарушении дисциплины и трудового распорядка, о невыполнении должностных обязанностей, о достигнутых результатах, о неподобающем поведении, конфликтах и пр.

Внимание: составлять ДЗ может любой работник компании, но при этом необходимо учитывать субординацию. То есть токарь не может подать ДЗ на гендиректора, минуя мастера участка, начальника цеха и подразделения. Допускается “перескакивать” через одну или несколько голов, если докладная составляется на прямое начальство.

Что входит в состав ДЗ

Так как строгих требований к докладной записке об отсутствии работника на рабочем месте (равно как и любой другой) нет, то она составляется в произвольной форме, но при этом существуют определенные требования, выдвигаемые к документации, которые нужно учитывать. В противном случае документ может потерять юридическую силу со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Рассмотрим, как правильно составлять ДЗ. В нее рекомендуется включить три пункта:

Описание ситуации или события, на основе которых была составлена записка. Первый пункт должен ответить на вопрос о том, что произошло, и почему вообще возникла необходимость в написании. Соображения и мысли автора по данной ситуации. Необходимо не просто изложить, что “в ситуации виноват Василий Петрович, не вышедший вовремя на рабочее место”, а вынести какие-то предложения по происшествию с целью предотвратить подобную ситуацию в будущем, предложить пути решения и пр. Рекомендационная часть и выводы из сложившейся ситуации. В них необходимо подтолкнуть руководителя к каким-то действиям, причем они должны быть адекватными и сопоставимыми с происшествием.

Стандартный вариант докладной записки

Правила оформления

Давайте рассмотрим, каким образом оформляется ДЗ. Чтобы все стало понятно, в конце статьи мы приведем образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей, а сейчас просто разберем, какие пункты должны присутствовать в документе. Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия). Далее пишется следующее:

С левой стороны вверху указывается название отдела, который составляет докладную. С правой стороны вверху указывается адресат, которому предназначена бумага. Указывают не просто ФИО, но и должность руководителя. Далее посередине документа большими буквами пишется название бумаги. В нашем случае это будет ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Под надписью ставится число, в которое документ составляется, в классическом формате день-месяц-год. Далее идет краткая фраза, передающая суть бумаги. К примеру, “о невыполнении должностных обязанностей”. После этого идет тело письма. Его следует разбить на три блока, о которых мы писали выше. После тела ставится фамилия-должность автора и его подпись.

Как видите, ничего сложного в составлении нет — это типовая бумага, которая полностью совпадает с другими документами по принципам составления. Руководитель, получив бумагу, должен как-то на нее отреагировать. Обычно это делается в виде резолюции в верхнем левом углу, после чего документ передается секретарю и поступает в дальнейшую работу.

Примеры составления

Итак, мы рассмотрели основные требования, выдвигаемые к подобным документам. Далее разберем конкретные примеры, чтобы вы понимали, как они пишутся.

Бухгалтерия                                                                                                                   Р уководителю ООО “Ромашка”                                                                                                                                                         Иванову Ю.И.

                                                         ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2018

О нарушении трудовой дисциплины

              Доводим до вашего сведения, что бухгалтер Лисовиченко Оксана Евгеньевна вчера, 14.05.2018, допустила грубое нарушение трудовой дисциплины, не предоставив никаких объяснений своего поступка и проигнорировав требования непосредственного начальника о составлении объяснительной. 14 мая она ушла с рабочего места в 12-00 и не появилась на нем до 14-00 следующего дня, 15 мая.

В связи с указанными выше событиями, предлагаю объявить Лисовечнко Оксане выговор с занесением информации в личное дело.

Главный бухгалтер ООО “Ромашка”

Веденина Зоя Юрьевна                                                                      /подпись/

В большинстве случаев докладная записка действует внутри предприятия

Далее разберем  образец как написать докладную записку на сотрудника в случае, если он не выполняет служебные обязанности. Задача этой бумаги в том, чтобы сообщить руководителю, что один из работников не выполняет свои обязанности либо выполняет их не в полной мере. Данная записка может стать обоснованием в применении санкций начиная от выговора и заканчивая увольнением.

Отдел кадров                                                                                                                          Руководителю ООО «БАХ»

                                                                                                                                                    Турко А.Н

                                                                                ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

от 10.04.2018

О невыполнении должностных обязанностей

                           Довожу до вашего сведения, что сотрудник отдела кадров Васильева Наталья Петровна грубо нарушила свои трудовые обязанности, не заполнив карточки новых сотрудников и не сформировав их личные дела, в результате чего инспектор трудовой инспекции наложил на компанию штраф в размере 25 000 рублей. Свою вину Васильева полностью признает, приводя в свое оправдание высокую загрузку из-за того, что дублирующий ее сотрудник Светличная Ю.И. вышла в декретный отпуск.

В связи с этим предлагаю нанять дополнительного работника в отдел кадров на замену Светличной на временной основе, а также лишить Васильеву части премии за данный месяц.

Начальник отдела кадров

Телешевский А.В.               /подпись/

Напоследок рассмотрим пример еще одной ДЗ, которая часто используется в различных компаниях. Она уведомляет руководителя о некорректном поведении, допущенным одним из работников по отношению ко второму. При этом в качестве предложений следует использовать не только санкции к нарушителю, но и меры, которые позволят не допустить повторения ситуации. Рассмотрим пример подобной записки

Бухгалтерия                                                                                          Гендиректору ООО “Престиж”

                                                                                                                  Иванову Степану Игоревичу

                                                                   Докладная записка

20.01.2018

О некорректном поведении сотрудника

                   Довожу до вашего сведения, что 19.01.2018 системный администратор Калганов Владислав Олегович допустил крайне хамское поведение в адрес помощника главного бухгалтера ООО “Престиж” Ехануровой Светланы Андреевны. Сначала Калганов В.О. отпустил колкость по поводу возраста и умственных способностей Ехануровой С.В, после чего допустил использование обсценной лексики в ходе дальнейшей перепалки.

Отмечу, что подобные конфликтные ситуации между сотрудниками IT -отдела и бухгалтерии возникали уже несколько раз. Подобное поведение администраторов нарушает сложившуюся рабочую обстановку в бухгалтерии, а также приводит к падению производительности и задержкам в начислении заработной платы.

Просим привлечь Калганова В.О к дисциплинарной ответственности, вынести ему выговор с занесением в личное дело, а также лишить премии за январь на основании произошедшего конфликта.

Главный бухгалтер ООО “Престиж”

Соколова С.К.                                 /подпись/

Календарь

«     Август 2016    »
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
 

Популярные новости

Заливы на карту сбербанка без предоплаты
Наверное каждый пользователь всемирной паутины Интернет, который регулярно бродит безграничными ее просторами, сталкивался с объявлениями о мгновенном заливе денег на карту. Причем подобного рода операция

Банковская карта МТС
вернутся к содержимому Кроме стандартного кредитования физических лиц многие банки предлагают своим потенциальным клиентам получить кредитные банковские карты. У этого продукта есть свои тонкости и нюансы,

Взять займ на карту без отказа
Процентные ставки, сроки, суммы, требования к заемщикам могут просто кого угодно загнать в тупик. Поэтому перед тем, как взять займ на карту без отказа, стоит выбрать выгодные условия кредитования. Мы

Карте техосмотра
Раньше техосмотр был для автомобилистов большой проблемы. Но времена меняются. С 2018 года талоны техосмотра заменили на диагностические карты, теперь при наличии интернета такую карту можно зарегистрировать

Флешки карточки
Одно из фундаментальных свойств информации – она не сидит на месте. Философы-гуманисты прошлого декларировали, что истина всегда выходит на свет, а современность показала, что любые мало-мальски используемые

Шкаф картотечный
Вам нужен картотечный шкаф? Некуда девать документы? Значит пришло пора покупать картотечные шкафы. Любое офисное помещение по хорошему должно иметь шкаф для документов, чтобы можно было все быстро найти.

Шкаф картотечный
Устали от неразберихи с документами? Ничего не можете найти в бухгалтерии? Значит пришло время купить шкаф картотечный. Эта мебель отличается от обычного шкафа своей конструкцией, которая максимально

Где купить видеокарты
Новый и перспективный вид дохода – это майнинг на видеокартах. Свой путь начинал с одной видеокарты и в последующем смог заработать достаточно денег для закупки большего количества видеокарт. Новую

Банковская карта Билайн
С каждым годом количество больших финансовых организаций возрастает. А компании, которые предоставляют различные услуги создают собственные системы для платежей. Такие организации, путем выпуска именных

Займы до зарплаты на карту
На современном рынке финансов существует немало возможности привлечь заем для вложения в бизнес или воспользоваться потребительским кредитом. И это совершенно правильно и выгодно. Ведь деньги -это инструмент,

rss