1. Мы все используем компьютеры
2. Что такое лицензии на программное обеспечение?
3. Почему мы используем нелегальные программы?
4. Что грозит нам отсутствием лицензии?
5. Как правильно управлять лицензиями?
6. Не стесняйтесь

Трудно представить компанию, которая бы сегодня могла обойтись без компьютера и специализированных программ, установленных в нем. Однако, несмотря на эту универсальность, у нас все еще есть проблемы с правильным использованием программ, которые у нас есть, и с полным соблюдением лицензии.

Размер компании или отрасли, в которой она работает, не имеет значения. Как микропредприятия, на которых работают несколько человек, так и крупные международные корпорации вынуждены в настоящее время использовать компьютеры на работе и использовать различные типы программ, которые позволяют им функционировать эффективно и результативно.

Мы все используем компьютеры

Самая базовая операционная система - это, например, Windows, Ubuntu или iOS, офисный пакет (в конце концов, необходимо создать простую листовку или официальное письмо) и антивирусную программу - если мы не хотим рисковать, но никто не боится рискованных действий, когда речь идет о для бизнеса.

Чем больше компания, тем больше людей в ней работает и чем больше ее деятельность связана с Интернетом, тем больше увеличивается количество и разнообразие программного обеспечения. Часто перечисленные выше основные программы включают программы электронной почты, программное обеспечение для обработки графики, программы выставления счетов, системы учета или чрезвычайно сложные платформы управления бизнесом (такие как системы CRM или ERP).

Более того, с развитием мобильных технологий мы имеем дело с растущим разнообразием устройств, которые мы используем на предприятии. Уже не только компьютер, не только ноутбук, но и планшеты или смартфоны становятся нашими следующими инструментами для работы. Также в их случае мы имеем дело со многими программами или приложениями, которые необходимы для правильного функционирования нашей компании.

Что такое лицензии на программное обеспечение?

Факт использования такого большого количества устройств заставляет быть бдительным в отношении законности лицензий программ, которые мы используем. Отчеты показывают, что, несмотря на популярность компьютеров и Интернета, более 25% программ, используемых польскими компаниями, используются совершенно нелегально или против определенных правил лицензирования. Одной из причин этого может быть тот факт, что многие предприниматели даже не знают о существовании лицензии на программное обеспечение и не знают, насколько они регулируют их использование.

Стоит ответить на вопрос: что такое лицензии на программное обеспечение вообще? Это своего рода соглашение между человеком, который хочет использовать данную программу или приложение, и его создателями или - что гораздо чаще - с юридическими лицами, которые имеют права собственности на них. Лицензии подробно описывают условия использования программного обеспечения, указывают, кто может их использовать, сколько устройств мы можем установить на них, могут ли они получить финансовую выгоду и т. Д.

Сфера деятельности, которая регулируется и разрешается лицензиями, чрезвычайно широка. Отсутствие должного внимания во время покупки или нежелание читать сложный текст лицензии во время установки программного обеспечения, может привести к использованию программы незаконным образом и, следовательно, опасно для бюджета компании и ее репутации.

Почему мы используем нелегальные программы?

Простого понимания сложных правил лицензирования недостаточно, чтобы защитить нашу компанию от ненадлежащего использования программного обеспечения. Это происходит, среди прочего потому что:

• мы не обращаем внимания на обширные и сложные тексты лицензий, предполагая, что покупка конкретной программы дает нам полное право свободно распоряжаться ею,
• За установку новых программ в нашей компании отвечает лицо, не знакомое с юридическими сложностями,
• в компании слишком много людей, которые могут устанавливать новые программы и работать по принципу «если я использую его дома, я могу использовать его в компании»,
• Незаконное программное обеспечение случайно попадает на наш компьютер при установке другой программы.

Как видите, существует множество причин, по которым программы, которые не соответствуют условиям лицензии, размещаются на устройствах нашей компании. Кажется, что наиболее распространенным из них является просто отсутствие знаний и дублирование практики, «забранной из дома». Оказывается, что эти, казалось бы, невинные действия являются наиболее частой причиной проблем с лицензированием в компаниях.

Следует помнить, что одним из основных принципов является разграничение между домашними и коммерческими лицензиями. Программа, которая полностью легально используется бесплатно дома, может быть оплачена с помощью коммерческого использования. То же самое относится и к числу устройств, на которые мы можем установить программное обеспечение. Хотя частный пользователь может использовать бесплатную программу без каких-либо ограничений, в случае компаний, количество устройств, на которых программное обеспечение может быть полностью легально, обычно будет строго ограничено.

Ситуация дополнительно усложняется в случае чисто коммерческих программ, которые не имеют своих бесплатных версий. Тогда условия лицензии и возможность покупки программы с определенной версией лицензии становятся еще более обширными. В их предположениях у нас есть определенное количество компьютеров, на которых вы можете использовать программу, объем коммерческого использования, время, когда вы можете использовать приложение без продления лицензии или возможность технической поддержки и обновления продукта разработчиками программного обеспечения.

Что грозит нам отсутствием лицензии?

Отсутствие лицензии или использование программного обеспечения с неправильным типом лицензии обычно является большой проблемой для компании. Начиная с отсутствия поддержки со стороны разработчиков данного программного обеспечения (без обновлений программного обеспечения, без технической помощи в случае ошибки или сбоя данного продукта), с серьезных финансовых штрафов, более чем в десятки раз превышающих стоимость одной лицензии, до проблем гражданского права. Использование программ, поступающих из неопределенного источника, является, наконец, проблемой имиджевого характера - в корпоративной стратегии, предполагающей затраты в тысячи долларов на PR- или CSR-кампании, раскрытие сообщения общественности об использовании пиратского программного обеспечения является визуальной катастрофой и оставляет тень на благо. бренд предприятия.

Как правильно управлять лицензиями?

Как видите, стоит позаботиться о надлежащем контроле за программным обеспечением в вашей компании. У нас есть много способов решить эту проблему.

Прежде всего, это всегда стоит спросить у специалистов. На рынке работает много компаний, которые занимаются только внедрением процессов SAM (Software Asset Management), то есть систем, которые улучшают управление лицензиями на предприятии. Внедрение таких процессов обычно начинается с инвентаризации всего программного обеспечения, какие лицензии требуют особого внимания и какие программы могут использоваться полностью без какого-либо страха. Следующим шагом является разработка специальных процедур, связанных с управлением программным обеспечением, то есть определение группы людей, ответственных за покупку и установку программ, разработку циклов инвентаризации и анализ программного обеспечения, необходимого компании, и т. Д.

Хороший способ повысить безопасность и надежность при управлении лицензиями - профессиональная подготовка. Многие случаи неправильного использования компьютерных программ возникают из-за обычного невежества или невнимательности работника. Упомянутые тренинги предназначены для повышения осведомленности сотрудника, информирования его о том, что такое лицензии, как избегать программ, которые могут представлять угрозу для компании, и последствий, которые угрожают компании для ненадлежащего пользователя программного обеспечения.

Последний метод, о котором стоит упомянуть, - это профессиональный консалтинг, предоставляемый специалистами SAM для сотрудников ИТ-отдела, отвечающего за управление лицензиями в компании. Благодаря консультативной службе ИТ-персонал получает поддержку в системе SAM, обучается тому, как распознавать нелегальное программное обеспечение других сотрудников компании, и имеет полную поддержку как юридического характера (в случае сомнений относительно лицензии конкретных программ), так и бизнеса (сотрудников консалтинговые компании предлагают, какое программное обеспечение выбрать, и помогают с ценовыми переговорами с производителями программного обеспечения). Консалтинговые услуги в значительной степени являются инвестицией в будущее - сотрудники ИТ-отдела, они становятся независимыми экспертами SAM - они разрабатывают внутренние программы обучения, устанавливают правила управления программным обеспечением и контролируют оборот документов, связанных с лицензиями.

Не стесняйтесь

Лицензии компьютерных программ, на которых основана деятельность данного предприятия, чрезвычайно важны. Не забудьте не откладывать инвентаризацию вашего программного обеспечения на потом. Чем раньше мы реализуем программу управления лицензиями, тем меньше финансовых и визуальных проблем в будущем нас ожидает. В случае возникновения проблем всегда можно получить помощь от компаний, которые профессионально занимаются системами SAM.

Автор: www.ipr.hu ,